Prompt AI per Excel e Google Sheets: esempi pronti per formule e analisi dati

Usare l'AI per Excel e Google Sheets non significa che l'AI "apre il file e fa tutto". Significa avere un interlocutore tecnico disponibile 24 ore su 24 a cui descrivere il problema — struttura del foglio, dato di partenza, risultato atteso — e ricevere la formula, la macro o il codice pronti da incollare. La differenza tra un prompt che funziona e uno che produce spazzatura sta nel contesto che dai, non nella formula magica da usare.

Questo articolo non spiega cos'è ChatGPT né come accedere a Google Sheets: quello lo trovi nell'articolo dedicato a ChatGPT per Excel. Qui trovi prompt specifici con esempi di input e output reali, organizzati per tipo di task, così li puoi adattare al tuo caso in pochi minuti. Se vuoi capire la logica del prompt engineering prima di usarli, leggi prompt engineering: cos'è e come iniziare.

Come costruire un prompt AI per Excel che funzioni davvero

Prima dei template, un principio: l'AI non vede il tuo foglio. Deve "visualizzarlo" dalla descrizione che gli dai. Più questa è precisa, più la risposta è usabile al primo tentativo.

Il formato minimo che funziona:

1. Struttura del foglio: "Ho un foglio con colonna A = codice articolo, B = descrizione, C = quantità venduta, D = prezzo unitario."
2. Cosa vuoi fare: "Voglio calcolare il fatturato totale solo per i prodotti con quantità > 10."
3. Dove va il risultato: "Il risultato deve stare in cella F2."
4. Vincoli di versione: "Uso Excel 2019" oppure "Uso Google Sheets."

Con questo schema la formula arriva corretta al primo tentativo nell'80% dei casi. Senza contesto, l'AI indovina e spesso sbaglia. Per una guida più ampia sui prompt AI in generale, il concetto è lo stesso: contesto batte creatività.

Prompt pronti per tipo di task

La tabella che segue raccoglie i task più richiesti, il prompt-modello da adattare e l'output che puoi aspettarti.

Esempi completi: input → output

Vedere il prompt nel vuoto non basta. Ecco tre casi con input e output reali, adattabili direttamente.

Caso 1 — Formula CERCA.VERT con gestione errore

Input al modello AI:

"Ho un foglio Excel 365 con due fogli: 'Listino' (A=codice, B=prezzo) e 'Fattura' (A=codice, B=quantità, C=prezzo unitario). Voglio che C2 cerchi il prezzo dal listino in base al codice in A2. Se il codice non esiste nel listino, voglio che mostri 'N/D' invece dell'errore."

Output atteso:

=IFERROR(VLOOKUP(A2,Listino!A:B,2,0),"N/D")

Con spiegazione: VLOOKUP cerca A2 nel range A:B del foglio Listino, restituisce la seconda colonna, IFERROR intercetta l'errore #N/D e mostra il testo "N/D".

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Caso 2 — Macro VBA per pulizia dati settimanale

Input al modello AI:

"Ogni lunedì mattina ricevo un file Excel con i dati di vendita della settimana precedente. Foglio 'Grezzo', colonne A=data, B=codice venditore, C=prodotto, D=importo. Devo: 1) eliminare le righe dove D è vuoto, 2) convertire D in numero (a volte arriva come testo con virgola decimale), 3) copiare il risultato nel foglio 'Pulito' sovrascrivendo i dati esistenti. Scrivi una macro VBA."

Output atteso: macro completa con For Each, IsEmpty, Replace per la virgola, copia con PasteSpecial xlValues. L'AI include anche il commento su dove incollarla (ALT+F11, modulo).

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Caso 3 — Analisi con Google Sheets + Gemini

Input al modello AI (con Gemini in Sheets o ChatGPT):

"Ecco i dati di fatturato mensile del mio e-commerce negli ultimi 12 mesi [incolla tabella]. Quali mesi hanno avuto un calo rispetto al mese precedente? C'è una stagionalità? Suggerisci una formula per evidenziare automaticamente i mesi sotto la media."

Output atteso: analisi testuale (es. "Agosto e dicembre mostrano cali"), osservazione sulla stagionalità, formula per formattazione condizionale basata sulla media. Per approfondire l'uso specifico su Google, vedi Gemini per Fogli Google.

Prompt AI per scenari avanzati

Prompt per LAMBDA e funzioni personalizzate (Excel 365 / Sheets)

Le funzioni LAMBDA permettono di creare funzioni riutilizzabili senza VBA. Esempio di prompt:

"Voglio creare una funzione personalizzata in Excel 365 che prende in input una cella con testo nel formato 'Cognome Nome' e restituisce 'Nome Cognome'. Scrivila con LAMBDA."

Output: =LAMBDA(testo, TRIM(MID(testo,FIND(" ",testo)+1,100))&" "&LEFT(testo,FIND(" ",testo)-1)) con spiegazione dei parametri.

Prompt per Power Query (importare e trasformare dati)

Esempio di prompt: "Ho tre file CSV con la stessa struttura (colonne: data, prodotto, vendite) in una cartella. Voglio importarli tutti in Excel come un'unica tabella aggiornabile con Power Query. Spiega i passaggi."

L'AI descrive: Dati → Ottieni dati → Da cartella → selezione colonne → accodamento → chiudi e carica.

Prompt per Google Apps Script (automazioni Sheets)

Esempio: "Voglio che Google Sheets invii un'email automatica ogni venerdì con il totale delle vendite della settimana (foglio 'Vendite', colonna D). Scrivi lo script e spiega dove configurare il trigger."

L'AI produce lo script completo con MailApp.sendEmail() e istruzioni per il trigger time-based nel menu Extensions → Apps Script → Trigger.

Errori da evitare

• Prompt senza struttura del foglio. "Come faccio una CERCA.VERT?" produce una risposta generica. "Ho foglio A con colonna X e foglio B con colonna Y, voglio trovare…" produce la formula pronta.
• Non specificare la versione. XLOOKUP esiste da Excel 2019/365; LAMBDA da 365. Se usi versioni più vecchie e non lo dici, ricevi formule che danno errore.
• Copiare la formula senza capirla. Funziona finché i dati non cambiano. Aggiungi al prompt: "Spiega la formula passo per passo" — ti salva quando la devi modificare.
• Dare dati sensibili a modelli pubblici. Anagrafiche clienti, codici fiscali, dati finanziari riservati non vanno incollati in ChatGPT pubblico. Usa dati anonimi o strumenti aziendali con data processing agreement. Vedi anche le considerazioni su migliori AI per analisi dati dal punto di vista della privacy.
• Non incollare l'errore. Se la formula restituisce #REF! o #VALORE!, incolla l'errore nel prompt insieme alla formula: "Ho usato questa formula e ottengo #VALORE!, cosa c'è di sbagliato?" È il modo più veloce per correggere.

Come applicarlo in azienda

I fogli di calcolo sono il "database" non ufficiale di moltissime PMI italiane: gestione ordini, reportistica commerciale, budget, tracciamento attività. L'AI non sostituisce un gestionale, ma abbatte il tempo di costruzione e manutenzione dei fogli.

Tre applicazioni concrete per team non tecnici:

Ufficio amministrativo. La contabile passa 2 ore a settimana a incrociare fatture attive con il registro pagamenti. Un prompt descrive il problema → l'AI costruisce la formula INDEX/MATCH + SUMIFS → il tempo scende a 20 minuti di controllo. Il promemoria AI sull'analisi dei prompt AI per documenti vale anche qui: descrivere bene il problema è già metà della soluzione.

Commerciale. Il responsabile vendite vuole un report automatico per venditore, aggiornato ogni settimana. Prompt per macro VBA → l'AI scrive il codice → il commerciale lo esegue con un click. Nessuna competenza tecnica necessaria, solo saper descrivere cosa si fa a mano.

Team marketing. Analisi delle campagne: dati da più canali esportati in CSV. Prompt per Power Query → consolidamento automatico → pivot per canale e periodo. L'AI guida passo per passo anche chi non ha mai aperto l'editor di query.

Se il tuo team usa spesso fogli complessi e vuole costruire processi più strutturati, Giallo Studio sviluppa software su misura che sostituisce i fogli quando questi diventano fragili o troppo complessi da mantenere. Puoi anche esplorare i casi d'uso al The Lab.

Conclusione

I prompt AI per Excel e Google Sheets funzionano perché traducono un problema in linguaggio naturale in codice (formula o macro) che puoi usare subito. La regola è semplice: più contesto dai, meno tentativi servono. Struttura del foglio, versione del software, risultato atteso: questi tre elementi nel prompt ti portano dall'80% dei casi alla formula corretta al primo tentativo.

Il passo successivo è automatizzare non solo le singole formule, ma interi flussi: dati che arrivano da fonti esterne, report che si generano da soli, alert su anomalie. Per questo, guarda come funzionano i prompt ChatGPT su task più articolati — il principio è lo stesso, la scala è diversa.

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