AI per le risorse umane: usi concreti

Nelle risorse umane la domanda che separa un uso tranquillo dell'AI da uno regolato non riguarda la tecnologia: riguarda se il sistema decide qualcosa che riguarda una persona, oppure si limita a rispondere e organizzare. Da una parte c'è un territorio ampio fatto di domande ricorrenti, documenti da preparare, procedure da ritrovare. Dall'altra un'area dove la norma chiede garanzie precise prima ancora di iniziare.

Le due aree non pesano allo stesso modo in una PMI. La prima ha valore quasi ovunque, perché l'ufficio del personale è spesso una sola persona che fa anche altro. La seconda ha senso solo con volumi che oggi la maggior parte delle aziende italiane non ha.

Le domande che l'ufficio del personale sente sempre uguali

In ogni azienda esiste un piccolo numero di domande che tornano all'infinito, e che oggi interrompono chi si occupa di personale più volte al giorno.

• "Quanti giorni di ferie mi restano?", "come chiedo un permesso?", "qual è la procedura per…"
• Bozze di lettere, comunicazioni interne, note di servizio da preparare in fretta
• Ricerca in contratti, regolamenti e procedure sparsi tra file diversi
• Riassunto di una circolare o di una normativa, con cosa cambia in pratica
• Materiali per l'inserimento di chi entra per la prima volta

Il primo punto è quello con il ritorno più rapido. Le domande ricorrenti sono poche decine e tornano di continuo: un assistente collegato al regolamento aziendale le assorbe quasi tutte, con il meccanismo descritto in RAG: cos'è. La condizione perché funzioni è che il regolamento esista scritto e aggiornato, cosa che in molte PMI non è ancora vera.

Dove la norma chiede garanzie prima di partire

Qui il quadro cambia in modo netto. L'allegato III del Regolamento (UE) 2024/1689, l'AI Act, classifica come ad alto rischio i sistemi di IA per l'occupazione e la gestione dei lavoratori: quelli usati per assumere o selezionare persone, e quelli che incidono su condizioni del rapporto, promozione, cessazione, assegnazione di compiti su comportamento o tratti personali, oppure sorveglianza e valutazione delle prestazioni.

L'ultima riga merita un'attenzione diversa dalle altre tre: non si tratta solo di obblighi aggiuntivi, ma di un confine che in alcuni casi non si può superare. Prima di valutare un software che promette di leggere il clima o lo stato d'animo delle persone, va capito esattamente su cosa si basa quella promessa.

C'è poi un obbligo che vale a prescindere dal livello di rischio: quando un sistema automatizzato incide sull'assegnazione di compiti, sulla gestione o sulla cessazione del rapporto, l'art. 1-bis del D.Lgs. 152/1997 impone di informare la persona prima dell'inizio dell'attività, spiegando logica e dati usati. E se il sistema arriva a una decisione basata unicamente su elaborazione automatizzata con effetti significativi su una persona, si applica anche l'art. 22 del GDPR: la persona ha diritto a un intervento umano, a esprimere la propria posizione e a contestare la decisione.

Cosa cambia sotto e sopra i cinquanta dipendenti

La colonna di destra comincia ad avere senso economico oltre le cinquanta o cento persone, a seconda del settore e di quanti casi tratta ogni anno. Sotto quella soglia, il costo del progetto e degli adempimenti che porta con sé non si ripaga, e si finisce per gestire con la struttura dell'alto rischio un numero di casi che si potrebbe seguire a mano in un pomeriggio.

Il motivo non è solo tecnico: criteri da scrivere prima di iniziare, revisione umana da organizzare, verifiche periodiche da eseguire sono un costo fisso, che esiste anche se i casi da trattare sono pochi. È lo stesso motivo per cui un piccolo studio non installa un sistema di videosorveglianza con analisi automatica per controllare due varchi: l'obbligo di conformità pesa uguale, il beneficio no.

Due aziende, due progetti HR diversi

Uno studio associato con quaranta persone tra soci e collaboratori. Un assistente interno collegato al regolamento e alle procedure assorbe la maggior parte delle domande ricorrenti che oggi arrivano all'amministrazione. Rischio minimo, nessun obbligo particolare oltre a un'informativa chiara: è il progetto HR che consiglierei per primo a quasi chiunque, indipendentemente dal settore.

Un gruppo manifatturiero con più stabilimenti e assunzioni stagionali frequenti. Il volume di candidature giustifica uno strumento di supporto alla selezione, ma qui si entra nell'alto rischio a tutti gli effetti: servono criteri scritti prima di iniziare, revisione umana su una quota reale delle candidature, informazione ai candidati, verifica periodica di chi supera lo screening rispetto a chi si candida. Il tema è approfondito in AI per recruiting e selezione.

Uno studio professionale con dieci persone. Nessun progetto strutturato: i volumi non esistono né per selezione né per valutazioni formali. Ha senso al massimo un abbonamento a uno strumento generico per preparare comunicazioni e documenti, senza costruire nulla di dedicato.

Il progetto che quasi ogni PMI dovrebbe fare per primo

Se dovessi indicarne uno solo per un'azienda italiana sotto le cento persone, sarebbe l'assistente sulle procedure interne. Non è il più ambizioso, ma è quello con il rapporto più favorevole tra lavoro richiesto e beneficio ottenuto.

Il motivo è semplice: le domande ricorrenti su ferie, permessi, rimborsi e procedure esistono in ogni azienda e nessuno le misura, perché sono interruzioni brevi disperse nella giornata. Sommate, valgono spesso più di un'attività che invece viene monitorata con cura solo perché è più visibile.

1. Raccogli le domande ricevute in un periodo breve: saranno poche decine, molto ripetitive.
2. Verifica quali hanno già una risposta scritta e aggiornata.
3. Scrivi quelle che mancano: è la parte più utile del progetto, a prescindere dal software.
4. Collega l'assistente solo a quel materiale, non all'intero archivio aziendale.
5. Prevedi che dica "su questo ti metto in contatto con l'ufficio" quando non ha una risposta certa.

Il quarto punto è quello che si sottovaluta di più. Aprire l'assistente a tutto l'archivio aziendale peggiora le risposte invece di migliorarle, perché aumenta la probabilità di pescare un documento vecchio o non pertinente, e può far emergere informazioni riservate a chi non dovrebbe vederle.

Un aggiornamento che le procedure scritte a mano difficilmente seguono in tempo è il rinnovo del contratto collettivo di riferimento: quando cambiano permessi, scatti o indennità, l'assistente continua a rispondere con la versione vecchia finché qualcuno non aggiorna il testo sorgente. Vale la pena assegnare a una persona la responsabilità di controllare, dopo ogni rinnovo, quali risposte dell'assistente vanno riviste, invece di scoprirlo da una domanda a cui il sistema risponde in modo sbagliato con sicurezza.

Come annunciarlo senza far preoccupare nessuno

Nell'area che si occupa delle persone, il modo in cui si introduce uno strumento pesa quanto lo strumento stesso. Un assistente che risponde a domande viene accolto bene, perché toglie attrito. Un sistema che valuta o filtra viene guardato con sospetto, ed è un sospetto legittimo, perché riguarda decisioni sulla vita professionale di qualcuno.

La sequenza che funziona è dichiarare cosa si introduce prima che qualcuno se ne accorga da solo, spiegare esplicitamente cosa il sistema non fa, e lasciare sempre attivo il canale con una persona per chi preferisce continuare a chiedere a un collega. Lo stesso principio, applicato a un intero regolamento interno sull'uso dell'AI, è in policy aziendale sull'uso dell'AI.

Un ultimo aspetto pratico: se le domande poste all'assistente vengono conservate, va detto chi può leggerle e perché. Un dipendente che teme che le proprie domande finiscano in una valutazione smette di farle, e a quel punto lo strumento perde gran parte del suo valore.

Un progetto che si incrocia con altri due

L'assistente sulle procedure interne condivide la base di lavoro con altri due progetti che spesso vengono trattati come separati senza motivo. La formazione interna di chi entra da poco è tecnicamente lo stesso impianto: cambia il pubblico e la selezione dei contenuti, non la struttura. Costruirli in momenti diversi senza tenerlo presente significa pagare due volte lo stesso lavoro di scrittura delle procedure.

Anche la gestione delle richieste di permesso tocca gli stessi dati e spesso le stesse persone dei turni del personale: chi approva un cambio turno è di frequente chi gestisce anche i permessi. Se hai in programma entrambi i progetti, disegnarli insieme fa risparmiare lavoro anche se poi li realizzi in tempi diversi, perché la raccolta delle regole aziendali è il passaggio più lento di tutti e due, e va fatta una volta sola con la stessa persona che oggi le conosce a memoria.

Prima di introdurre qualunque sistema che tocchi selezione, valutazione o monitoraggio, vale la pena passare dal metodo descritto in come valutare i rischi di un sistema AI: aiuta a capire in anticipo se il progetto che hai in mente è quello tranquillo o quello che chiede struttura. Se vuoi partire dal territorio a rischio minimo senza costruire nulla da zero, una valutazione con Giallo Studio può aiutare a scegliere quali procedure mettere per prime davanti a un assistente interno.